TPM管理咨詢公司提出：質(zhì)量管理體系中特殊過(guò)程是指某些加工質(zhì)量不易或不能通過(guò)其后的檢驗(yàn)或試驗(yàn)而得到充分驗(yàn)證的過(guò)程（工序）。典型的特殊過(guò)程有：焊接、熱處理、電鍍、涂漆、塑料、鑄造、鍛造、壓鑄、粘結(jié)等。不同的行業(yè)都能找到自己所具有的特殊過(guò)程。這種特殊過(guò)程加工的產(chǎn)品質(zhì)量不能完全依靠檢驗(yàn)來(lái)驗(yàn)證，需要進(jìn)行連續(xù)的參數(shù)監(jiān)控，以確保過(guò)程質(zhì)量的穩(wěn)定。

 

質(zhì)量體系文件流程

　　

　　企業(yè)在推行質(zhì)量管理體系過(guò)程中，諸多企業(yè)在實(shí)施過(guò)程中普遍存在著體系文件的適用性不高，簡(jiǎn)約化不夠，系統(tǒng)性不強(qiáng)，應(yīng)用率偏低，體系運(yùn)行與實(shí)際工作脫節(jié)，“水土不服”、“被貫標(biāo)”和“兩張皮”等問(wèn)題，主要原因是企業(yè)只注重體系文件的編寫，沒注重體系文件的管理。

　　

　　一、問(wèn)題的提出

　　

　　企業(yè)在推行質(zhì)量管理體系過(guò)程中，嚴(yán)格按照GB/T19001-2008《質(zhì)量管理體系要求》規(guī)定建立體系文件，實(shí)施體系運(yùn)行，并持續(xù)改進(jìn)提高。但從過(guò)程控制的角度觀察和持續(xù)改進(jìn)的觀點(diǎn)看待，諸多企業(yè)在實(shí)施過(guò)程中普遍存在著以下問(wèn)題：

　　

　　一是體系文件的適用性不高，簡(jiǎn)約化不夠，系統(tǒng)性不強(qiáng)，應(yīng)用率偏低。

　　

　　二是修改的、新發(fā)布的制度、流程和痕跡記錄沒有及時(shí)進(jìn)入體系文件。

　　

　　三是大量原始記錄的手工處理，費(fèi)時(shí)量大，信息流失率高，共享水平低，嚴(yán)重影響體系運(yùn)行的質(zhì)量和效率。

　　

　　四是體系運(yùn)行信息零散存儲(chǔ)，沒有建立必要的聯(lián)系，查詢檢索困難，難以保證快捷、準(zhǔn)確、不丟失。

　　

　　五是企業(yè)管理體系的發(fā)展正趨向于多標(biāo)一體化，企業(yè)缺乏統(tǒng)一的話語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)入口和信息采集渠道。運(yùn)行過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)文件不規(guī)范、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、信息不可靠等質(zhì)量問(wèn)題。同時(shí)帶來(lái)管理規(guī)范化的價(jià)值未能得到充分的挖掘。

　　

　　以上問(wèn)題造成體系運(yùn)行與實(shí)際工作脫節(jié)，“水土不服”、“被貫標(biāo)”和“兩張皮”現(xiàn)象比較突出。究其原因，筆者認(rèn)為主要是企業(yè)只注重體系文件的編寫，沒注重體系文件的管理。

　　

　　二、改進(jìn)的建議

　　

　　針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，筆者建議在嚴(yán)格遵照GB/T19001-2008《質(zhì)量管理體系要求》的前提下，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，按屬性管理的原則，對(duì)體系文件進(jìn)行分級(jí)、公類、分層、對(duì)標(biāo)等多維度進(jìn)行管理。

　　

　　（一）賦予體系文件的屬性

　　

　　1、屬性管理內(nèi)涵

　　

　　管理具有自然屬性和社會(huì)屬性二重性，是馬克思主義關(guān)于管理問(wèn)題的基本觀點(diǎn)。管理的自然屬性是與生產(chǎn)力相聯(lián)系的屬性，即管理源于許多人一起進(jìn)行的協(xié)作勞動(dòng)，是有效組織共同勞動(dòng)所必需的，具有同生產(chǎn)力和社會(huì)化大生產(chǎn)相聯(lián)系的自然屬性；管理的社會(huì)屬性是與生產(chǎn)關(guān)系相聯(lián)系的屬性，即管理是在一定的生產(chǎn)關(guān)系條件下進(jìn)行的，必然體現(xiàn)著生產(chǎn)資料所有者指揮勞動(dòng)、監(jiān)督勞動(dòng)的意志，因此它又有同生產(chǎn)關(guān)系和社會(huì)制度相聯(lián)系的社會(huì)屬性。管理是自然屬性與社會(huì)屬性的統(tǒng)一。

　　

　　2、定性分別管理

　　

　　根據(jù)管理具有自然屬性和社會(huì)屬性二重性特點(diǎn)，筆者試著對(duì)體系文件進(jìn)行屬性管理定位，并分別進(jìn)行管理：

　　

　?。?）按自然屬性定位分成三級(jí)文件架構(gòu)管理

　　

　　質(zhì)量體系文件的內(nèi)容主要是質(zhì)量方針和目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件和質(zhì)量記錄5個(gè)部分，一般分為一級(jí)文件—質(zhì)量手冊(cè)（包質(zhì)量方針和目標(biāo)），二級(jí)文件—程序文件，三級(jí)文件—作業(yè)文件、作業(yè)規(guī)范、質(zhì)量計(jì)劃和質(zhì)量記錄等。這是GB/T19001-2008《質(zhì)量管理體系要求》對(duì)企業(yè)的普遍標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)體系文件的普遍要求和特定分級(jí)，具有統(tǒng)一性、長(zhǎng)期性、規(guī)范性、重復(fù)性、公開性特點(diǎn)，便于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的統(tǒng)一運(yùn)行、客觀評(píng)判和持續(xù)改進(jìn)。我們將它定性為體系文件的自然屬性。

　　

　　（2）按社會(huì)屬性定位分成三類文件架構(gòu)管理

　　

　　一是按序列進(jìn)行分類管理。據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍和管理對(duì)象，將體系文件分為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、人力資源、設(shè)備設(shè)施、科技進(jìn)步、工程投資、政策法規(guī)、審計(jì)監(jiān)督、紀(jì)檢監(jiān)察、安全生產(chǎn)、黨政事務(wù)、行政后勤管理等類別，建立專項(xiàng)管理手冊(cè)，適用于本專項(xiàng)管理所涉及的各部門、各崗位。

　　

　　二是按層級(jí)進(jìn)行分層管理。據(jù)企業(yè)的管理體制和組織結(jié)構(gòu)，將體系文件分為企業(yè)手冊(cè)、部門手冊(cè)和崗位手冊(cè)。

　　

　　企業(yè)管理手冊(cè)——是本單位的指導(dǎo)性文件。主要內(nèi)容包括：手冊(cè)編制說(shuō)明、企業(yè)概況、管理體系概述、策劃、質(zhì)量方針、目標(biāo)分解；組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限；行為規(guī)范、管理規(guī)范及查詢路徑；評(píng)價(jià)與持續(xù)改進(jìn)等。

　　

　　部門管理手冊(cè)——是部門內(nèi)部管理的流程性文件，主要內(nèi)容包括：手冊(cè)概述、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、部門工作規(guī)范、檢查與改進(jìn)、部門評(píng)價(jià)指標(biāo)、相關(guān)文件及記錄清單等。

　　

　　崗位工作手冊(cè)——是對(duì)專項(xiàng)管理手冊(cè)、部門工作手冊(cè)的進(jìn)一步分解和落實(shí)的操作性文件，主要內(nèi)容包括：手冊(cè)概述、崗位工作要求、考核評(píng)價(jià)等內(nèi)容。

　　

　　三是按標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)管理。將體系文件中的程序文件，作業(yè)文件、作業(yè)規(guī)范、質(zhì)量計(jì)劃和質(zhì)量記錄等，按照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化要求歸集、對(duì)照，轉(zhuǎn)化為技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)等。

　　

　　一套文件不同的架構(gòu)，可動(dòng)態(tài)運(yùn)行，靜態(tài)隨時(shí)匯編成冊(cè)，滿足不同的管理需求，實(shí)現(xiàn)“同炒一盤菜，各敬各的神”這一組合功能。其中體系文件的分級(jí)管理，是遵循ISO9000的本質(zhì)規(guī)律，體現(xiàn)體系文件的標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)和合規(guī)性、符合性、適用性、前瞻性，同時(shí)兼具文件管理的基礎(chǔ)性、倉(cāng)儲(chǔ)性功能；體系文件的分類管理，突出體系文件的專業(yè)性、系統(tǒng)性，是滿足企業(yè)各個(gè)專項(xiàng)管理工作的需要；體系文件的分層管理，將體系文件部門化、崗位化，強(qiáng)調(diào)體系運(yùn)行的執(zhí)行主體及執(zhí)行依據(jù)，是體系落地運(yùn)行的有效途徑；體系文件的標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)化，注重體系文件的強(qiáng)制性、融合性，是企業(yè)多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系一體化的手段和平臺(tái)。

　　

　?。ǘ?shí)施屬性管理的步驟

　　

　　按照集成整合—屬性分解—應(yīng)用組合—技術(shù)支持的程序進(jìn)行文件管理和運(yùn)行。

　　

　　第一、建倉(cāng)庫(kù)、筑基礎(chǔ)。嚴(yán)格按照GB/T19001-2008《質(zhì)量管理體系要求》規(guī)定建立體系文件三級(jí)架構(gòu)，進(jìn)行企業(yè)體系文件全面集成，建設(shè)企業(yè)級(jí)的體系文件文檔庫(kù)。

　　

　　第二、劃序列、建目錄。在企業(yè)級(jí)的體系文件文檔庫(kù)中，按序列建立分類目錄，進(jìn)行文件歸集，形成專項(xiàng)工作管理手冊(cè)。

　　

　　第三、分層級(jí)、重應(yīng)用。依分類目錄按部門、崗位職責(zé)進(jìn)行體系文件層級(jí)分解，劃厚為薄，較繁為簡(jiǎn)，做到每部門一冊(cè)、每崗位一冊(cè)，方便員工全面、專業(yè)、透徹地了解、掌握和運(yùn)用本崗位的工作職責(zé)、作業(yè)流程和工作標(biāo)準(zhǔn)。

　　

　　第四、成標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)規(guī)則。體系文件的標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)換，利于企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與管理，便于企業(yè)多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系的融合。大力促使文件的規(guī)范和實(shí)施。

　　

　　第五、運(yùn)用信息技術(shù)、發(fā)揮整體效能

　　

　　一是新建管理體系信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)體系文件的編、審、批、發(fā)、用、改、廢的管理及內(nèi)審、管理評(píng)審等的信息化管理。凡企業(yè)編寫的手冊(cè)性文件（如質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件等）的發(fā)布與修改，通過(guò)管理體系信息系統(tǒng)進(jìn)行，在原文基礎(chǔ)上標(biāo)識(shí)修改內(nèi)容，自動(dòng)保存歷史版本。

　　

　　二是擴(kuò)充OA辦公系統(tǒng)功能。對(duì)現(xiàn)有OA發(fā)文流程進(jìn)行改造，凡企業(yè)公開頒布、重復(fù)使用的長(zhǎng)期有效的制度性文件，自動(dòng)傳送到管理體系信息系統(tǒng)中進(jìn)行編碼分屬性控制和管理。制度性文件的修改，按照行政公文管理的慣例和OA發(fā)文流程修改行文，同時(shí)作廢原公文。

　　

　　三是在管理體系信息系統(tǒng)中建立企業(yè)級(jí)體系文件庫(kù)，按照分級(jí)、公類、分層、對(duì)標(biāo)等多維度進(jìn)行管理。同時(shí)提供外來(lái)文件導(dǎo)入、存放、查詢功能，外來(lái)文件電子版本直接導(dǎo)入、紙質(zhì)版本掃描導(dǎo)入，便于體系文件的動(dòng)態(tài)運(yùn)行、靜態(tài)組合、集繁崗簡(jiǎn)、查詢方便，實(shí)現(xiàn)體系文件的系統(tǒng)化、專業(yè)化、級(jí)別化和層次化。

　　

　　三、結(jié)論

　　

　　實(shí)施體系文件的屬性管理，實(shí)際上是一套文件體系幾個(gè)角度組合，通過(guò)三級(jí)文件架構(gòu)的集成，按序列分類、按層級(jí)分層，按標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行分類組合，并借助信息技術(shù)來(lái)運(yùn)行這一動(dòng)態(tài)控制，一是能夠有機(jī)結(jié)合體系文件的標(biāo)準(zhǔn)化要求與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際，實(shí)現(xiàn)體系運(yùn)行的知行合一；二是能夠提高體系文件的適用性、系統(tǒng)性，簡(jiǎn)約化和應(yīng)用率；三是能夠?qū)崿F(xiàn)修改的、新發(fā)布的制度、流程和痕跡記錄及時(shí)進(jìn)入體系文件；四是能夠?qū)崿F(xiàn)體系文件的系統(tǒng)化、專業(yè)化、級(jí)別化和層次化，便于體系文件的動(dòng)態(tài)運(yùn)行、靜態(tài)組合，從根本上切實(shí)解體系運(yùn)行與實(shí)際工作脫節(jié)，“水土不服”、“被貫標(biāo)”和“兩張皮”現(xiàn)象。